Les clés d’un Onboarding réussi :

Le processus d'intégration, ou onboarding, englobe l'ensemble des procédures visant à accueillir et à intégrer un nouvel employé au sein d'une entreprise. Il désigne les actions entreprises par une organisation pour faciliter l'intégration de ses nouveaux salariés. Il est dans l’intérêt des recruteurs de soigner l’arrivée de leurs nouveaux collaborateurs, car elle étroitement liée à la marque employeur. Développer un onboarding de qualité permet d’attirer de nouveaux talents, et de fidéliser vos employés tout en renforçant la culture de votre entreprise.

Pourquoi l’onboarding est-il important dans une organisation ? 

Lorsqu’un collaborateur intègre une entreprise, il aura besoin d’un temps d’adaptation. Il entre dans un environnement de travail qu’il ne connaît pas. Les outils, les locaux, mais aussi les habitudes de travail lui sont inconnues.

La période d’intégration va permettre à ce nouveau collaborateur de s’acclimater à l’entreprise et à sa culture. Notez qu’il ne suffit pas de présenter les différents membres de l’équipe ou de réaliser une visite rapide des locaux. Au contraire, lors d’un processus d’Onboarding qualitatif, une intégration réussie peut prendre un certain temps.

Les étapes d’onboarding à mettre en place 

• Annoncer en interne :

Assurez-vous de communiquer à l'avance à vos équipes l'arrivée imminente d'un nouveau membre. Cette annonce peut se faire sous différentes formes, lors d’une réunion d’équipe ou par un e-mail interne.

En partageant cette nouvelle avec les membres actuels de l'équipe, vous renforcez le sentiment d'appartenance de vos salariés à l’entreprise. De plus, vos collègues seront plus enclins à accueillir chaleureusement le nouvel arrivant et à le soutenir dans son processus d'adaptation à la culture de l'entreprise. L’annonce en interne permet aux membres de l’entreprise de se préparer mentalement à l’arrivée d’un nouveau collègue. Au-delà d’éviter toute confusion ou situation délicats, l’annonce officielle en interne permet d’éviter la propagation de rumeurs au sein des équipes pouvant être nuisibles pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Enfin, en mettant en avant avec fierté l'arrivée du nouveau collaborateur, l'entreprise témoigne de son engagement envers le développement et l'expansion de son équipe. Cette démarche renforce la réputation de l'entreprise en tant qu'employeur de choix pour les professionnels de la finance.

• Préparer en avance le poste de travail :

La préparation du poste de travail d’un nouveau collaborateur est une étape importante. L’objectif ici est de prouver l’engagement de l’entreprise dès l’arrivée du nouveau membre de votre équipe. Au-delà d’une bonne première impression, un poste de travail opérationnel et complet dès le premier jour permet à votre nouvelle ressource d’être opérationnelle le plus rapidement possible. Tâchez de faire attention à ce que tout soit prêt et paramétré : téléphone professionnel, poste de travail, cartes d’accès, etc.

• Proposer un livret d’accueil :

Offrir un livret d’accueil à vos nouvelles ressources facilite grandement leur intégration au sein d’un nouvel environnement de travail. Le livret d’accueil doit comporter toutes les informations directement liées à l’entreprise, telles que ses valeurs, sa culture, sa mission etc. Les premiers jours au sein d’une nouvelle entreprise sont généralement des périodes stressantes pour les candidats. Au-delà de se questionner sur leur capacité à répondre aux exigences du poste, les nouvelles recrues doivent apprendre connaître de nouvelles personnes et manières de faire, il s’agit de tout un travail d’adaptation qui peut engendrer du stress. Le livret d’accueil permet de guider vos nouvelles ressources et de répondre aux questions récurrentes.

• Mettre en place un parrainage (N+1) :

Le parrainage permet d’orienter et de guider vos nouvelles recrues en assignant un collaborateur expérimenté comme mentor au nouvel arrivant. Le parrain joue un rôle clé dans la transmission des normes culturelles de l'entreprise. Il aide le nouveau collaborateur à comprendre les valeurs et les attentes, favorisant ainsi une meilleure intégration dans la culture de l'entreprise.

L'arrivée dans une nouvelle entreprise peut être intimidante. Le parrainage offre un point de contact dédié, favorisant ainsi le développement d'une relation de confiance et offrant un espace sûr pour poser des questions et solliciter des conseils.

Un parrain bien informé peut aider le nouveau collaborateur à se familiariser rapidement avec les procédures internes et à éviter les pièges courants. Cela contribue à une transition en douceur et à une contribution productive plus rapide.

• Avoir recours à des outils de communication interne 

Les processus concernant l’accessibilité à l’information doivent être réfléchi et mis en place en amont de l’arrivée de votre talent. Veillez à mettre à disposition de vos salariés des outils de communication internes, tel que des intranets et des plateformes de messagerie internes permettant d’avoir un accès rapide et facile à l’information.

Ces outils de communication interne ont l’avantage de faciliter les échanges inter-salariés et permettent au nouvel arrivant de se présenter, de créer des liens avec ses collègues et de collaborer de manière transparente. Au sein de ces outils internes, les salariés disposent de contenu divers et varié sur le sujet de l’entreprise offrant une orientation complète. Les nouveaux collaborateurs se sentent ainsi mieux soutenus. Une entreprise qui investit dans des outils de communication internes démontre son engagement envers le bien-être de ses employés et sa modernité. Cela renforce sa réputation en tant qu'employeur de choix, attirant ainsi les meilleurs talents du secteur financier. De plus, la finance est un secteur où collaboration et coordination sont nécessaires, cette étape est à ne pas négliger.

• Favoriser les interactions 

Après avoir fourni tous les équipements et informations nécessaires à votre nouvelle recrue, mettez en place des moyens favorisant les interactions entre salariés. En effet, les interactions sont très importantes afin d’éviter l’isolement de votre nouvelle recrue, car oui s’intégrer dans une organisation où tout est à découvrir n’est pas forcément facile.  Favoriser les interactions sociales permet de créer des liens humains entre collègues favorisant le travail collaboratif, et le sentiment d’appartenance. C’est en échangeant que la transmission de connaissances se fait, les salariés les plus expérimentés peuvent ainsi faciliter l’onboarding d’un nouvel arrivant en créant un réseau de soutien et en partageant leurs connaissances et leur expertise.

• Faire le suivi d’intégration : 

Le suivi de l'intégration permet de s'assurer que le nouveau collaborateur continue à s'adapter à son nouvel environnement de travail, à surmonter les défis éventuels et à se sentir à l'aise au sein de l'entreprise. De plus, obtenir le suivi permet d’obtenir un retour de vos collaborateurs sur l’expérience d’intégration que vous leur proposez. Cela permet d'identifier rapidement les ajustements nécessaires et d'améliorer le processus pour les futurs arrivants. Pour le collaborateur, le suivi de l'intégration peut aider à définir les perspectives d’évolutions, tout comme il peut permettre de prévenir d’un départ prématuré. Ces échanges donnent la possibilité de se projeter tout en réduisant les coûts associés au recrutement et à la formation de remplaçant.

Pour résumer, un parcours d’onboarding réussi va permettre au nouveau collaborateur de se familiariser avec l’entreprise, ses valeurs et ses process. L’importance d’un processus d’intégration soigné est tout simplement de finaliser proprement un processus d’embauche. Un collaborateur intégré, sûr de lui et productif est un ajout de taille à votre entreprise. De plus, l’onboarding des nouveaux collaborateurs est cruciale pour toute entreprise désireuse de maintenir une marque employeur solide, d'attirer de nouveaux talents et de fidéliser ses employés tout en renforçant sa culture d'entreprise. Les étapes clés à mettre en place pour un Onboarding réussi sont nombreuses et jouent un rôle vital dans cette démarche. En aucun cas,  il ne s’agit d’une perte de temps, même si les employeurs estiment que les ressources sur le marché de l’emploi sont opérationnelles dès leur entrée en poste.

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